Van knelpunt naar een tool die dagelijks werkt
We spreken eerst het resultaat af, bouwen met echte situaties uit uw bedrijf en voeren pas in wanneer de uitkomst klopt. Daarna blijven wij verantwoordelijk voor de techniek.
Scherpstellen
We bekijken het proces samen met de medewerker die het uitvoert. Welke invoer komt binnen, welke keuzes worden gemaakt, waar ontstaan uitzonderingen en wat moet er aan het eind uitkomen? Daarna krijgt u een eerlijk advies: maatwerk bouwen, bestaande software gebruiken of het proces anders organiseren. Alleen bij een heldere meerwaarde maken we een voorstel met resultaat, prijs en planning.
Bouwen en toetsen
Een afgebakende eerste tool is doorgaans binnen drie tot vier weken te toetsen. Iedere week legt een vaste gebruiker praktijkgevallen naast de tussenversie en geeft gericht aan wat nog niet klopt. Zo worden uitzonderingen vroeg zichtbaar. Voor ingebruikname draait de tool naast de bestaande werkwijze, zodat de uitkomsten controleerbaar zijn.
Invoeren en beheren
Na akkoord nemen we de tool in gebruik en leggen we de bediening helder uit. De tool draait onder ons beheer; wij verzorgen hosting, back-ups, bewaking en herstel bij storingen. Verandert een prijslijst, vestiging of gekoppeld systeem, dan spreken we af welke aanpassing nodig is om betrouwbaar te blijven werken.
Wat wij van u nodig hebben
Goede automatisering vraagt kennis uit uw praktijk. Daarom hebben we een vaste gebruiker en een beslisser nodig, op enkele duidelijke momenten.
Een dagdeel voor de praktijk
Bij de start lopen we het proces door met degene die het uitvoert. We gebruiken echte voorbeelden, inclusief de gevallen die niet volgens de standaardroute verlopen.
Een uur per week
Tijdens de bouw test een vaste gebruiker de tussenversie met actuele situaties en benoemt wat nog niet klopt. Reken op ongeveer één uur per week.
Toegang tot wat er al staat
We hebben toegang nodig tot de relevante bestanden, prijslijsten en technische koppelingen. Waar nodig stemmen we dit rechtstreeks af met uw software- of IT-leverancier.
Een duidelijke beslisser
Eén persoon bewaakt het doel, maakt keuzes bij uitzonderingen en geeft akkoord op de afgesproken uitkomst. Zo blijft de eerste stap afgebakend.
Waar u ons aan mag houden
- Voor de start staat in gewone taal vast welk resultaat we leveren en hoe we dat samen toetsen.
- Werkt de tool niet zoals afgesproken, dan vervalt de rekening.
- De afgesproken prijs verandert niet doordat de bouw ons meer tijd kost.
- We sluiten waar mogelijk aan op de systemen en gegevensbronnen die u al gebruikt.
- Uw gegevens blijven van u en zijn op verzoek in een leesbaar formaat beschikbaar.
- Onderhoud en beheer zijn per maand opzegbaar.
Wat mensen ons vragen
Werkt dit met ons pakket?
Dat hangt af van de mogelijkheden van uw pakket: een API, export of andere betrouwbare koppeling. We controleren dit voordat u een voorstel krijgt. Is een verantwoorde aansluiting niet mogelijk, dan beginnen we niet.
Waar staan onze gegevens?
Op servers in Nederland of elders in de EU, bij ons in beheer. Wij maken back-ups en wij zijn aanspreekbaar als er iets misgaat. Wat wij met uw gegevens mogen doen — en vooral wat niet — staat in een verwerkersovereenkomst die u vóór de start krijgt.
Wat als jullie ermee stoppen?
Een terechte vraag bij een klein bedrijf. Uw gegevens krijgt u op elk moment mee in een leesbaar formaat. Daarnaast leggen we vast wat er met de tool gebeurt als wij er onverhoopt mee ophouden, zodat u niet met een zwarte doos achterblijft. Dat regelen we op papier voordat we beginnen, niet achteraf.
Hoeveel tijd kost het onze mensen?
Reken op een dagdeel bij de start en ongeveer één uur per week tijdens de bouw. Bij ingebruikname volgt een korte, praktische uitleg voor de medewerkers die ermee werken.
Wie beheert de tool na ingebruikname?
Wij verzorgen hosting, back-ups, bewaking, updates en herstel bij storingen. Uw eigen software- of IT-leverancier blijft verantwoordelijk voor de systemen die u al gebruikt; wij stemmen technische wijzigingen met hen af.
En als het niet lukt?
Dan melden we dat zodra het duidelijk is en stoppen we geen tijd in een oplossing die niet betrouwbaar wordt. Werkt de tool niet zoals afgesproken, dan vervalt de rekening en blijft uw bestaande werkwijze beschikbaar.